Obwohl viele Logistik-Outsourcing Projekte in der praktischen Umsetzung enttäuschend verlaufen sind, sehen Unternehmen unverändert im Logistik-Outsourcing einen erfolgsversprechenden Weg, Kosten zu senken und das eigene Kerngeschäft zu stärken. Das ist auch korrekt, da bei einem richtig durchgeführten Logistik-Outsourcing Erfolge in Kosten und Leistung erzielt werden. Ein Outsourcing Projekt ist allerdings eine Entscheidung mit großer Tragweite, was in jedem Fall risikobehaftet ist und nur bei einer strukturierten und methodenbasierten Vorgehensweise erfolgreich verläuft. Klose Logistikmanagement unterstützt Unternehmen aus Industrie und Handel in allen Projektphasen. Wir sorgen dafür, dass die vorhandenen Risiken von einem Logistik-Outsourcing über die gesamte Prozesskette (Planung, Auswahl Logistikdienstleister, Ausschreibung, Vertragsgestaltung, Umsetzung und Controlling) gezielt minimiert werden.
Entscheidungsgrundlage Logistik outsourcen oder den Eigenbetrieb optimieren
Die Entscheidung für ein Logistik Outsourcing ist immer von der individuellen Situation des Unternehmens abhängig. Im ersten Schritt ist die Wertigkeit der Logistik im Unternehmen zu bestimmen. Wird das Unternehmens qualitativ und wirtschaftlich maßgeblich durch die Logistik beeinflusst, ist eine strategische Kernkompetenz gegeben. Bei Unternehmen, die ihrer Logistik eine so hohe Bedeutung beimessen, ist die durch die Fremdvergabe gegebene Abhängigkeit zu vermeiden. Wenn die Auslagerung logistischer Funktionen allerdings ins Auge gefasst wird, muss geklärt sein, ob Outsourcing tatsächlich der erfolgsversprechende Weg ist. Bis zur Entscheidung, Logistik outsourcen oder den Eigenbetrieb optimieren, ist ein transparentes Bild der bestehenden Prozesse und Erwartungen mit den dazugehörenden Chancen und Risiken aufzuzeigen.
Eine Prozessanalyse zeigt häufig, dass sich eine Auslagerung nicht rechnet, die Risiken zu hoch sind und die erwarteten Einsparungen auch durch die Verbesserung der bestehenden Prozesse erreichbar sind. Die Optimierung bestehender Prozesse kann der bessere Weg sein. Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Logistik-Outsourcing, übernimmt der Kontraktlogistiker wichtige Funktionen im Unternehmen, die nicht nur Einfluss auf die Kostenstruktur des Unternehmens haben, sondern auch für die Zufriedenheit der Kunden von entscheidender Bedeutung sind. Ein Logistik- Outsourcing ist immer eine strategische Entscheidung. Logistik-Outsourcing um jeden Preis ist auf jeden Fall zu vermeiden. Klose Logistikmanagement sorgt für die notwendige Transparenz und eine solide Entscheidungsgrundlage.
Zielsetzung und Chancen
Die Projektziele eines Logistik-Outsourcing sind in vielen Fällen eine nachhaltige Reduzierung und Flexibilisierung der Logistikkosten bei gleichzeitiger Sicherung und Steigerung der Logistikleistung. Es gibt im Rahmen von Logistik-Outsourcing viele erstrebenswerte Ziele. Nachfolgend sind die wichtigsten genannt:
- Erhöhung Flexibilität
- Variabilisierung fixer Kosten
- Nutzung von Synergien und Skaleneffekten
- Vermeidung von Investitionen
- Nutzung von externen Know-how
- Erhöhung Kostentransparenz
- Besserer Ausgleich von saisonalen und tageszeitlichen Schwankungen
Die Ziele sind im Vorfeld der Entscheidung Logistik-Outsourcing klar zu formulieren und zu quantifizieren. Gerne unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Zieldefinition mit unserer Erfahrung und Kompetenz.
Risiken Logistik-Outsourcing
Beim Logistik-Outsourcing sind insbesondere die nachfolgend genannten Risiken zu beachten:
- Verschlechterung Lieferservice
- Abhängigkeit von Logistikdienstleister
- Motivationsverlust in der eigenen Logistikorganisation
- Betriebsübergang und Sozialplan
- Remanenzkosten
- Know-how Verlust
Klose Logistikmanagement sorgt dafür, dass die aufgezeigten Risiken eines Logistik-Outsourcing gezielt minimiert werden. Wir bedenken alle Risiken über die gesamte Prozesskette (Planung, Ausschreibung, Auswahl Logistikdienstleister, Umsetzung und Controlling) und achten auch bei der Vertragsgestaltung auf die Minimierung der Risiken. Hierzu zählen u. a. Sicherstellung der logistischen Leistungserfüllung und die Nutzung von KPI. Einer unserer Schwerpunkte ist die Beibehaltung und Verbesserung von dem Lieferservice. Bei vielen Veröffentlichungen wird die Verbesserung des Servicegrades als Chance gesehen. Bei nicht gut geplanten Logistik-Outsourcing Projekten zeigt sich allerdings, dass sich besonders der Lieferservice verschlechtert hat und dies zu einer spürbaren Unzufriedenheit bei den Kunden, bis hin zu Umsatzverlusten, geführt hat. Logistik-Outsourcing darf auf keinen Fall zu einer Verschlechterung von dem Lieferservice führen.
Sorgfältige Planung
Mit dem Outsourcing der Logistik können Unternehmen viel Geld sparen, wobei ein falsch gemachtes Logistik-Outsourcing auch sehr teuer werden kann. Viele Unternehmen machen bereits zu Beginn einen folgenschweren Fehler, indem sie sich auf die Auswahl der Logistikpartner und die Vergabe der Logistikleistungen konzentrieren, anstatt im ersten Schritt das Logistik-Outsourcing im Detail zu planen. Für eine erfolgreiche Realisierung des Logistik- Outsourcing ist die Erstellung von einem detaillierten Konzept unerlässlich. Lassen sich durch ein Outsourcing der Logistik Synergieeffekte generieren, führt es zu effizienteren Prozessen, reduzierten Kosten und zu einer gesteigerten Qualität oder werden lediglich Einsparungen durch Lohn- und Tarifdifferenzen erzielt, welche schnell wieder durch die erhöhten Koordinationskosten, die mit einem Logistik-Outsourcing verbunden sind und den berechtigten Gewinnerwartungen der Logistikdienstleister, aufgefressen. Lieferprobleme, die zur Unzufriedenheit bei den Kunden führen, müssen mit einer guten Planung auf ein absolutes Minimum reduziert werden.
Es muss genau geplant werden, welche Funktionen tatsächlich aus der Hand gegeben werden sollen. Diese Planung kann durchaus zu dem Ergebnis führen, dass es besser ist, bestimmte Bereiche aus qualitativen Gründen nicht auszulagern. Daher sind auch Mischformen aus „make or buy“ denkbar. Hierzu gehören zum Beispiel die Vergabe der Transporte an einen Partner und das Betreiben des Lagers in Eigenregie. Wir empfehlen auf jeden Fall eine vertragliche Trennung von Lager und Transport vorzunehmen. Hierbei ist insbesondere auf die Vertragslaufzeiten zu achten. Wir messen der Erstellung von einem Lastenheft mit allen Spezifikationen und Detaillierungen der Ermittlung von einem detaillierten Mengengerüst und der Kostenvorgabe durch eine Kalkulationsdatei eine hohe Bedeutung bei.
Logistik-Outsourcing ist oftmals mit dem Übergang eines Betriebsteils nach & 613 a verbunden. Die Behandlung dieser Thematik hat eine hohe Bedeutung für die Mitarbeiter und ist daher sehr sorgfältig zu klären. Das geht bis zur Rechtsprechung des EuGHs. Neben der Anpassung der Ablauf- und Aufbauorganisation sind die EDV-Voraussetzungen zu planen. Es ist festzulegen, welche Daten zu übertragen sind und welche Systemanforderungen (Lagerverwaltungssystem) an den Logistikdienstleister gestellt werden. Die Entscheidungen sind durch eine qualifizierte Risikoanalyse abzusichern.
Der Ausschreibungsprozess
Die Ausschreibung gehört zwingend zum Prozess des Logistik-Outsourcings. Hierbei ist eine hohe Ausschreibungs- und Angebotsqualität zwingend geboten. Je eindeutiger die Leistungsanforderungen und Erwartungen beschrieben sind, desto eher sind die Logistikdienstleister in der Lage, eine realistische Kalkulation zu erstellen und ein qualitativ hochwertiges Angebot abzugeben. Die Ausschreibung hat daher einen detaillierten Überblick über die Leistungsanforderungen und Erwartungen zu geben. Neben der Ausschreibung ist ein qualitativ hochwertiges Lastenheft, ein detailliertes Mengengerüst und die Erstellung einer Kalkulationsdatei von entscheidender Bedeutung. Da der Logistikdienstleister auf der Basis der Ausschreibung sein Konzept entwickelt und sein Angebot kalkuliert, ist darauf zu achten, dass dem Logistikdienstleister keine Prozesse (exakte Durchführung von Arbeitsschritten) vorgegeben werden, sondern Leistungsanforderungen bestimmt werden. Hierdurch ist der Logistikdienstleister bei den Lösungsmöglichkeiten nicht beschränkt und kann seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen.
Klose Logistikmanagement unterstützt Unternehmen, dass die Ausschreibungsunterlagen in aussagekräftiger Form und im richtigen Umfang erstellt werden. Wir übernehmen auch die Bewertung der Angebote und sprechen eine Vergabeempfehlung aus. Hierbei berücksichtigen wir neben dem Kostenvergleich auch qualitative Kriterien.
Das Vertragswerk
Auch wenn das Vertragswerk beim Logistik-Outsourcing hauptsächlich die Grundlage zur gemeinsamen Durchführung und nicht ein Instrument zur Durchsetzung von Ansprüchen sein soll, kommt dem aus mehreren Teilen bestehenden Vertragswerk eine hohe Bedeutung zu. Der Outsourcing-Vertrag sollte juristisch und logistisch wasserdicht sein, damit eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich ist. Klose Logistikmanagement begleitet als Partner die Vertragsgestaltung und achtet auf die Sicherung der logistischen Leistungsbeziehung, Vermeidung von Leistungsstörungen und der Vereinbarung von Leistungskennzeichen.
Umsetzung
Für eine erfolgreiche Realisierung von einem Logistik-Outsourcing Projekt ist neben logistischen Kenntnissen eine effiziente Projektorganisation erforderlich. Die Nutzung von Projektmanagementmethoden ist zwingend geboten. Bei der Planung sind realistische Termin- und Kostenplanungen zu erstellen und umzusetzen. Der Zeitraum der Übertragung der Aufgaben an den Logistikdienstleister sollte bewusst in umsatzschwächeren Phasen und in mehreren Schritten erfolgen. Hierbei ist ein besonderes Augenmerk auf den Know-how- Transfer und die Schulung der unerfahrenen Mitarbeiter zu richten, die mit einer komplett neuen Abwicklung konfrontiert werden. Die Installation von einem Konfliktmanagement hat sich in der Praxis bewährt. Die Anpassung von Schnittstellen wird in der Praxis häufig unterschätzt, weshalb bereits vor der Umsetzung Abstimmungen zwischen den IT-Bereichen zwingend erforderlich sind.
Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bewertung der Lagerverwaltungssysteme der Logistikdienstleister und prüfen bei Bedarf ob es entsprechende Standardschnittstellen gibt und wer ggfs. die Kosten für notwendige Anpassungen trägt. Klose Logistikmanagement begleitet seine Kunden in allen Phasen der Umsetzung.
Controlling im Logistik-Outsourcing
Mit der Entscheidung für ein Logistik-Outsourcing ist ein Know-how Verlust und eine längerfristige Bindung an einen Logistikdienstleister verbunden. Daher gehört zu einem erfolgreichen Logistik-Outsourcing zwingend die Erstellung und Implementierung von einem Konzept zur Steuerung und Kontrolle des Logistikdienstleisters. Zu einem guten Controlling gehören nicht nur KPI, Bonus-Malus-Vereinbarungen, sondern auch Anreizsysteme zu Effizienzsteigerungen. Wir verfügen über die notwendigen Erfahrungen, unsere Kunden auch bei dieser Thematik professionell zu unterstützen.
Unsere Handlungsempfehlungen zeigen, dass bei dem Logistik-Outsourcing viele Fehler gemacht werden können und erhebliche Ressourcen und Know-how notwendig sind. Daher zahlt sich unser Einsatz in der Planung und Realisierung von Logistik-Outsourcing aus.
